Документ с условиями обработки персональных данных (далее «Условия приватности») описывает, как Operail Holding OÜ (регистрационный код 16234361) и входящие с ним в тот же концерн коммерческие объединения обрабатывают персональные данные. Настоящие Условия приватности действуют во всех входящих в концерн Operail Holding OÜ коммерческих объединениях.
Цель Условий приватности – предоставить нашим клиентам и партнёрам по сотрудничеству чёткую и прозрачную информацию о том, как Operail Holding OÜ или предприятия нашего концерна могут обрабатывать персональные данные, если вы пользуетесь нашими услугами или соприкасаетесь с нами иным способом. Если вы заключили договор с каким-либо входящим в концерн Operail Holding OÜ коммерческим объединением, то условия заключённого договора могут уточнять условия обработки персональных данных и правовые основания.
Если у вас возникнут уточняющие вопросы о том, как мы обрабатываем персональные данные, или если вы желаете подать ходатайство для реализации прав, сопутствующих обработке персональных данных, свяжитесь с нами по контактным данным, приведённым ниже в разделе «Контакт».
Operail Holding OÜ может время от времени менять настоящие условия обработки персональных данных. Актуальные Условия приватности обработки персональных данных опубликованы на сайте https://operail.com/.
«GDPR» Регламент (ЕС) 2016/679 Европейского парламента и совета от 27 апреля 2016 года о защите физических лиц при обработке персональных данных и о свободном перемещении таких данных и о признании недействительной Директивы 95/46/ЕС (Общий регламент защиты персональных данных).
«Operail» Всевозможная информация об установленном (идентифицированном) или устанавливаемом (идентифицируемом) физическом лице («субъекте данных»); устанавливаемое физическое лицо – это лицо, которое можно установить напрямую или косвенно, прежде всего на основе такого идентификационного признака как имя и фамилия, личный код, информация о месторасположении, сетевой идентификатор или на основе одного или нескольких физических, физиологических, генетических, психических, экономических, культурных или социальных признаков этого физического лица.
«Персональные данные» Всевозможная информация об установленном (идентифицированном) или устанавливаемом (идентифицируемом) физическом лице («субъекте данных»); устанавливаемое физическое лицо – это лицо, которое можно установить напрямую или косвенно, прежде всего на основе такого идентификационного признака как имя и фамилия, личный код, информация о месторасположении, сетевой идентификатор или на основе одного или нескольких физических, физиологических, генетических, психических, экономических, культурных или социальных признаков этого физического лица.
«Действующее право» Все действующие правовые акты Европейского союза и все действующие правовые акты Эстонской Республики, в том числе, но не только, внутригосударственные исполнительные акты GDPR, которые действуют во время действия настоящих условий или вступят в силу после установления условий.
«Субъект данных» Физическое лицо, чьи данные обрабатывает предприятие группы Operail.
«Обработка» Любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, включая сбор, запись, организацию, структурирование, накопление, хранение, адаптацию и изменение, загрузку, просмотр, использование, раскрытие посредством передачи, распространение или иной вид предоставления доступа, сопоставление или комбинирование, сокращение, удаление или уничтожение.
«Контроллер» (ответственный обработчик) Любое физическое или юридическое лицо, учреждение публичного сектора, департамент или иной орган, который самостоятельно или совместно с другими определяет цели и средства обработки персональных данных. В понимании Условий приватности контроллером, отвечающим за обработку персональных данных работника, является Operail или входящее в концерн Operail предприятие, которое обрабатывает персональные данные в конкретном случае.
«Процессор» (уполномоченный обработчик) Любое физическое или юридическое лицо, учреждение публичного сектора, департамент или иной орган, который обрабатывает персональные данные от имени контроллера.
«Сайт» Сайт Operail https://operail.com/.
2.1. Operail обрабатывает персональные данные прежде всего для оказания услуги своим клиентам и партнёрам по сотрудничеству и для исполнения договорных обязательств перед своими клиентами и партнёрами по сотрудничеству. Если субъектом данных является клиент или партнёр по сотрудничеству Operail, то правовым основанием обработки персональных данных является пункт «b» части 1 статьи 6 GDPR – обработка персональных данных необходима для исполнения заключённого с участием субъекта данных договора или для принятия предшествующих заключению договора мер соответственно ходатайству субъекта данных. Если клиент или партнёр по сотрудничеству является юридическим лицом, то мы обрабатываем данные, которые необходимы для определения права представительства.
2.2. Operail может обрабатывать персональные данные также в том случае, если это необходимо для исполнения действующего в отношении Operail юридического обязательства. Например, если персональные данные от Operail требует суд на основании действующего судебного постановления или решения, либо персональные данные требует на основании действующего постановления орган охраны правопорядка. Так же, если Operail обязуется хранить персональные данные, например, на основании Закона о бухгалтерском учёте или иных применимых правовых актов. Правовым основанием обработки персональных данных в случае такой обработки является пункт «с» части 1 статьи 6 GDPR – обработка персональных данных необходима для исполнения юридического обязательства контроллера.
2.3. В определённых случаях Operail может обрабатывать персональные данные также в том случае, если это необходимо в случае обоснованного интереса, за исключением случаев, когда такой интерес перевешивают интересы субъекта данных или его основные права и свободы, во имя чего следует защищать персональные данные, особенно в том случае, если субъектом данных является ребёнок. Правовым основанием обработки данных в таком случае является пункт «f» части 1 статьи 6 GDPR.
2.4. Operail может обрабатывать персональные данные также в связи с трудовыми отношениями или если вы подаёте заявку на замещение вакансии на входящем в группу Operail предприятии. Operail принял отдельно условия обработки персональных данных, которые применяются в связи с трудовыми отношениями и которые применяются к вам, если вы работаете на Operail или подаёте заявку на замещение вакансии на Operail.
2.5. В зависимости от правовых отношений между Operail и вами Operail может обрабатывать следующие данные о вас:
| Цель | Собираемые персональные данные |
| Предложение сайта | Собираемые через куки-файлы данные (читайте отдельно главу об использовании куки-файлов) |
| Предложение услуги и продажа товаров юридическим лицам | Контактные данные представителя юридического лица: имя и фамилия, адрес электронной почты, номер телефона. Основание права представительства: позиция/должность в юридическом лице. |
| Обеспечение безопасности на территориях Operail | Записи камеры наблюдения: если вы находитесь на территориях Operail, то мы можем записывать ваше изображение на камеры наблюдения (читайте отдельно главу об использовании камер наблюдения). |
| Ответы на запросы, вопросы и ходатайства | Содержание запроса, жалобы или ходатайства и контактные данные |
| Исполнение трудового договора или иного обязательственно-правового договора и подача заявки на вакансию | Читайте больше в условиях обработки данных для работников и кандидатов на вакансии |
3.1. Operail не хранит персональные данные дольше, чем это необходимо в соответствии с целью обработки персональных данных или на основании действующего права.
3.2. Operail применяет следующие вытекающие из закона сроки хранения:
3.2.1. на основании Закона о бухгалтерском учёте мы храним бухгалтерские документы 7 лет;
3.2.2. связанные с заключением договора персональные данные, более долгий срок хранения которых не вытекает из действующего права, мы храним обычно до тех пор, пока они необходимы в связи с исполнением договора в течение действия договора или в течение до 10 лет после прекращения договора исходя из обоснованного интереса Operail согласно пункту «f» части 1 статьи 6 GDPR и вытекающего из Закона об общей части Гражданского кодекса срока давности;
3.2.3. полученные запросы, вопросы и ходатайства мы храним обычно в течение до 3 лет с решения по соответствующему запросу, вопросу или ходатайству;
3.2.4 записи камер наблюдения мы храним до 30 дней со времени записи.
3.3. Если желаете получить более детальную информацию о сроках хранения связанных с вами персональных данных, пожалуйста, свяжитесь с нами по приведённым в расположенном ниже разделе «Контакт» контактным данным.
В зависимости от конкретной ситуации Operail может обрабатывать следующие персональные данные в отношении вас:
| Цель обработки | Виды обрабатываемых персональных данных | Источник персональных данных | Срок хранения | Правовое основание |
| Исполнение заключённого с юридическими лицами договора | Данные контактного лица юридического лица (имя и фамилия, электронная почта, номер телефона) | Сам субъект данных или являющееся клиентом Operail юридическое лицо | Срок договора и до 10 лет после прекращения договора | Пункт «b» части 1 статьи 6 GDPR, после прекращения договора – пункт «f», части 1 статьи 6 GDPR |
| Хранение бухгалтерских документов | Подлежащие оплате суммы, оплаченные суммы и иные бухгалтерские документы | Клиент Operail, являющееся клиентом Operail юридическое лицо | 7 лет в соответствии с Законом о бухгалтерском учёте | Пункт «b» части 1 статьи 6 GDPR, пункт «c» части 1 статьи 6 GDPR |
| Ответы на запросы, вопросы или жалобы | В зависимости от конкретного запроса | Субъект данных | До 3 лет с решения по запросу | Пункт «a» части 1 статьи 6 GDPR, пункт «f» части 1 статьи 6 GDPR |
| Информация об использовании нашего сайта | Автоматически собранная информация об использовании сайта (см. также главу об использовании куки-файлов) | Автоматизированный сбор | До 2 лет | Пункт «f» части 1 статьи 6 GDPR |
| Работа на Operail или подача заявки на вакансию | Читайте подробнее в условиях обработки данных для работников и кандидатов на вакансии. | |||
| Организация видеонаблюдения | Читайте подробнее в главе об использовании камер наблюдения. | |||
| Собранная через куки-файлы информация | Читайте подробнее в главе об использовании куки-файлов. |
5.1. На основании действующего права у Operail есть право использовать с целью защиты лиц и имущества оборудование слежения. Для этого Operail использует на своей территории камеры наблюдения, в связи с которыми мы также обрабатываем персональные данные.
5.2. Использование камеры наблюдения необходимо прежде всего на территории Operail, в т. ч. на производственных участках, для обеспечения безопасности, предотвращения инцидентов с безопасностью и их рассмотрения, а также для обеспечения безопасности имущества Operail и людей, в т. ч. работников. Также камеры используются внутри локомотивов, в рабочей кабине локомотивной бригады.
5.3. Правовым основанием для использования камер наблюдения является обоснованный интерес Operail на основании пункта «f» части 1 статьи 6 Общего регламента защиты персональных данных (GDPR). Также Operail руководствуется Законом о железной дороге, согласно которому железнодорожное предприятие-перевозчик обязано обеспечивать безопасность железнодорожных перевозок и соответствие используемого им железнодорожного подвижного состава действующим требованиям к безопасности, обслуживанию и прочим требованиям.
5.4. Оборудование слежения Operail состоит из установленных на территории камер, которые делают запись происходящего на территории круглосуточно (24/7). Также есть направленные на рабочий пульт камеры внутри локомотивов – эти камеры записывают исключительно работу машиниста локомотива.
5.5. Operail использует камеры на участках общего пользования территории Operail, в т. ч. на складской территории, производственных участках, внешних территориях и на иных используемых работниками или нашими гостями участках общего пользования. Цель использования камер – отслеживать деятельность на территории Operail, в т. ч. на производственных участках, на отдельных путях передвижения в зданиях и на дворовых участках. Внутренние локомотивные камеры используются в рабочей кабине локомотивной бригады.
5.6. Камеры наблюдения никогда не устанавливаются на участках, где работники Operail, клиенты Operail или иные лица, которые могут попасть в зону обзора камеры наблюдения, могут рассчитывать на полную приватность. Например, камер никогда нет в раздевалках, туалетных комнатах и т. д.
5.7. В случае использования камер наблюдения в зоне слежения установлена табличка об использовании камеры, т. е. табличка, на которой изображение камеры и/или слово «VIDEOVALVE» («ВИДЕООХРАНА»). При отсутствии таблички камеры не используются.
5.8. Как правило, Operail не передаёт записи камер третьим лицам, за исключением случаев, когда Operail имеет право или имеет обязанность сделать это на основании действующего права. Например, Operail может передавать записи учреждениям на основании действующего права, например, если это необходимо для расследования совершённых правонарушений или иных инцидентов на основании действующего права уполномоченными лицами, например Департаментом полиции и пограничной охраны.
5.9. Доступ к записям камер наблюдения ограничен кругом лиц, которые нуждаются в доступе строго в связи с исполнением своих рабочих обязанностей.
5.10. Operail применяет при хранении записей камер разумные организационные и технические меры безопасности, чтобы защитить персональные данные от непреднамеренной, неуполномоченной обработки или раскрытия. Записи камер хранятся в локальной серверной Operail.
5.11. Operail хранит записи наружных камер до 90 дней с совершения записи, за исключением случаев, когда в течение этого времени начато производство для расследования совершённого в тот же период правонарушения или иного инцидента, в связи с чем необходимо хранение конкретной записи в течение более продолжительного периода хранения. 90-дневный срок хранения необходим для раскрытия или расследования произошедших в течение этого периода возможных инцидентов или правонарушений. Таким образом, возможный ущерб в связи с правонарушением на Operail раскрывается, как правило, по прошествии до 90 дней после совершения нарушения. Чтобы Operail могло в случае нарушения и для защиты своих прав принять законные меры по отношению к правонарушителю, мы должны хранить записи камеры до 90 дней с совершения записи.
5.12. Operail хранит записи внутренних камер локомотивов максимум 14 дней. Более продолжительный срок хранения можно назначить конкретным единичным выдержкам, если данные по-прежнему необходимы для производства по какому-либо инциденту в соответствии с целью сбора данных.
5.13. У всех работников Operail, клиентов Operail или иных третьих лиц, которые находились на территории Operail и чьи изображения были записаны Operail, есть право ознакомиться с содержащими их изображения записями. Operail не может выдать работнику или третьему лицу запись камеры, если запись удалена на момент получения ходатайства об ознакомлении с записью. Также просим учитывать, что для защиты прав и интересов иных попавших на запись лиц мы должны изменить их изображения так, чтобы их было невозможно идентифицировать (затуманить изображение), поэтому мы не можем позволить ознакомиться с записями немедленно.
6.1. Сайт Operail использует куки-файлы. Куки-файлы – это маленькие текстовые файлы, которые содержат сохраняемую на компьютер информацию и которые используются для отслеживания или идентификации.
6.2. На сайте мы спрашиваем согласие посетителя сайта на сохранение куки-файлов.
6.3. Куки-файлы можно классифицировать в соответствии с их сроком действия:
6.3.1. временные, т. е. сессионные куки-файлы – действуют обычно в течение одной интернет-сессии и удаляются после закрытия браузера;
6.3.2. постоянные куки-файлы – записываются на устройство пользователя на постоянной основе на определённое в куки-файлах время и активируются каждый раз, когда пользователь посещает сайт, с которого установили куки-файл.
6.4. Куки-файлы можно классифицировать по установщику:
6.4.1. уки-файлы первой стороны – устанавливаются управляющим сайта;
6.4.2. куки-файлы третьих сторон – устанавливаются, например, из реклам иных сайтов, которые находятся на посещаемом пользователем сайте.
6.5. Куки-файлы можно классифицировать в соответствии с их целью:
6.5.1. необходимые куки-файлы – важны для круговой навигации по сайтам, для использования её функций и для оказания выбранных пользователями услуг, без установки этих куки-файлов невозможно предлагать пользователю сайт и желаемые им функциональные возможности;
6.5.2. статистические куки-файлы – собирают информацию о том, как пользователи используются сайты, например, какие сайты они посещают чаще и какие сообщения об ошибках они получают на сайтах;
6.5.3. куки-файлы предпочтений – эти куки-файлы позволяют запомнить сделанный пользователям выбор (например, размер текста, прочие изменяемые свойства сайта) и его признаки (например, признак пользователя, язык и страна месторасположения пользователя), чтобы предлагать более персонализированные и комфортные возможности для пользования сайтом;
6.5.4. рекламные куки-файлы – собирают информацию о посещении и использовании сайтов пользователем, чтобы показывать пользователю рекламу, которая может его заинтересовать.
6.6. Сайт использует куки-файлы следующих типов:
| Куки-файл | Тип | Описание | Срок действия |
| _ga | Аналитический куки-файл третьей стороны | Инсталлированный Google Analytics куки-файл _ga считывает данные посетителей, сеансов и кампаний, а также отслеживает использование сайта для аналитического отчёта сайта. Куки-файл сохраняет информацию анонимно и присваивает случайно сгенерированный номер для идентификации уникальных посетителей. Прочесть больше об условиях приватности Google можно здесь: https://policies.google.com/privacy | 2 года |
| _gid | Аналитический куки-файл третьей стороны | Инсталлированный Google Analytics куки-файл _gid сохраняет информацию о том, как посетители используют сайт, создавая в то же время также и аналитический отчёт о функциональности сайта. Некоторые собираемые данные охватывают количество посетителей, их источник и сайты, которые они посещают анонимно. Прочесть больше об условиях приватности Google можно здесь: https://policies.google.com/privacy | 1 день |
| _gat_gtag_UA_*_* | Аналитический куки-файл третьей стороны | Установленный Google куки-файл для различения пользователей сайта. | 1 минута |
| django_language | Küpsiste funktsionaalsus | Куки-файл функциональности | 1 год |
6.7. У вас есть право в любое время, изменив настройки своего браузера, запретить использование куки-файлов. В таком случае учитывайте, пожалуйста, что не все функции сайта могут работать корректно. Куки-файлы можно запретить, следуя инструкциям функции «help» или «abi» в браузере. Больше информации о том, как работают куки-файлы или как запретить куки-файлы вы можете найти также на сайте www.allaboutcookies.org.
7.1. Operail не передаёт персональные данные третьим лицам, за исключением случаев, когда у него есть на это законное право на основании действующего права.
7.2. При обработке персональных данных Operail может использовать процессоров или делиться персональными данными между предприятиями концерна Operai в целях внутреннего управления. Процессорами Operail, которые могут в ограниченных случаях обрабатывать персональные данные, являются, например, оказывающие ИТ-услугу лица (поставщики услуги сервера, разработчики программного обеспечения) или иные поставщики вспомогательных услуг. Operail использует в качестве процессоров исключительно таких партнёров по сотрудничеству, в благонадёжности которых Operail убеждён, и которые взяли на себя обязательство обрабатывать персональные данные в соответствии с действующим правом.
8.1. Operail обязуется обеспечивать безопасность обработки персональных данных с целью защищать персональные данные от непреднамеренной или неуполномоченной обработки, раскрытия или уничтожения.
8.2. Беря в расчёт развитие науки и технологии и расходы на их применение, а также характер, объём, контекст и цели обработки персональных данных и вытекающие из обработки опасности различной вероятности и масштаба, угрожающие правам и свободам субъектов данных, Operail применяет при обработке данных соответствующие технические и организационные меры для обеспечения безопасности персональных данных.
9.1. Operail обеспечивает субъекту данных все права, вытекающие из действующего права.
9.2. У каждого субъекта данных есть в числе прочего следующие права:
9.2.1. право на доступ: право в любое время отправить запрос о том, есть ли у Operail персональные данные о нём или нет, а также получить информацию о том, какие персональные данные Operail обрабатывает в отношении него;
9.2.2. право на исправление персональных данных: право ходатайствовать перед Operail об уточнении или исправлении своих персональных данных, если они недостаточны, неполны и неверны;
9.2.3. право представлять возражения: право представлять Operail возражения в отношении обработки своих личных данных, когда, например, использование персональных данных основывается на обоснованном интересе Operail;
9.2.4. право требовать удаления персональных данных: право ходатайствовать об удалении персональных данных, когда, например, персональные данные обрабатываются с согласия субъекта данных и субъект данных отозвал своё согласие;
9.2.5. право на ограничение обработки: право требовать, чтобы Operail ограничил обработку персональных данных на основании действующего права, когда, например, Operail более не нуждается в персональных данных для достижения целей или когда субъект данных представил возражение в отношении обработки персональных данных;
9.2.6. право отозвать согласие на обработку персональных данных: если обработка персональных данных основывается на данном субъектом данных согласии, то у субъекта данных есть право в любое время отозвать данное Operail согласие;
9.2.7. право на переносимость данных: право получать от Operail персональные данные, которые субъект данных сам представил Operail и которые обрабатываются на основании согласия субъекта данных или для исполнения заключённого с субъектом данных договора в письменном виде или в общедоступном электронном формате, и, если это технически возможно, требовать, чтобы Operail передал эти данные какому-либо иному контроллеру;
9.2.8. право подавать жалобы: если работник находит, что при обработке его персональных данных нарушены его права, у него всегда есть право обратиться с требованием или жалобой к Инспекции по защите данных – ул. Татари, 39, 10134, Таллинн, info@aki.ee, www.aki.ee.
9.3. Перечисленные в настоящей главе права субъекта данных в связи с обработкой его персональных данных не являются абсолютными правами. В определённых случаях права других субъектов данных или юридические обязательства Operail могут ограничить права субъекта данных.
9.4. Для реализации сопутствующих обработке персональных данных прав или для представления связанных с обработкой персональных данных ходатайств свяжитесь, пожалуйста, с нами по приведённым ниже в разделе «Контакт» контактным данным или обратитесь к своему непосредственному руководителю, сотруднику по работе с персоналом или специалисту по защите данных.
10.1. В случае возникновения связанных с обработкой персональных данных вопросов или представления связанных с обработкой персональных данных ходатайств, свяжитесь, пожалуйста, с Operail по следующим контактам:
Operail Holding OÜ ул. Металли, 3, 10615, Таллинн, Эстония info@operail.com +372 615 7600